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简述大学图书馆组织创新研究

时间:2023-04-12 15:22:00

以大学图书馆为对象,阐述组织创新在大学图书馆中的运用。首先,介绍了大学图书馆进行组织创新的动因;其次,探讨大学图书馆组织创新需要考量的因素以及面临的障碍。最后,强调了创新已经成为图书馆发展的趋势,大学图书馆应该科学求实地谋求发展。

  组织是一个开放的系统,不断与其环境进行信息的交流,不论是内在或外在环境的任何改变,当组织绩效不如预期时,便会产生变革的需要,而创新正是促成其变革的工具。不创新即死亡,是目前许多企业管理者的共识,也说明创新对于组织的重要性。

  大学图书馆自二十世纪八十年代以来,面临内外环境的交相冲击,包含信息科技引进、外部机构竞争白热化、读者需求多元化、图书馆经费紧缩、图书期刊费用急速上涨及图书馆信息服务人力短缺等,使其在运营上面临极大困境。因此,许多国内外大学图书馆纷纷进行组织变革或再造,以适应环境的变化,并寻求组织生存之道.而此时若将创新观念融人组织变革之中,对于组织的可持续发展必定有相当大的助益。

  1大学图书馆组织创新的动因

  大学图书馆是研究、教学与学术推广的重点,且在学术传播过程中占有相当重要的地位。然而,近年来由于内外环境交迫的影响,使得图书馆在营运上出现了极大的困境,而这些因素也是导致大学图书馆组织创新的原因。

  学者Damanpour及Evan认为,大学图书馆组织创新之动因包括外部力量、内部情况及行政考量等因素。学者Reynolds及Whitlatch在1985年时更明白指出,大学图书馆组织创新之动因含括图书馆自动化、经费危机、读者需求增加、版权相关法规、资源共享及专业自主性的要求等。时至今日,大学图书馆所面临的内外环境较早期已经有很大不同且更复杂,而促成组织创新的动因也会发生变化,笔者将之归纳如下:

  1.1信息科技冲击

  电脑进入图书馆后,对图书馆各业务层面造成了极大冲击。一方面,使得图书馆在业务推动上更加顺利;另一方面,又使得图书馆业务相对繁重。科技进步日新月异,互联网的推波助澜,使得图书馆经历了另一场革命,也使得其服务可以超越时间及空间的限制,即所谓的“虚拟图书馆”或“数字图书馆”。由于信息科技的冲击,使得大学图书馆在读者服务、技术服务及行政管理上皆面临莫大的挑战,而为使图书馆的运转更加顺畅,图书馆界已积极从事创新活动,以适应时代的变迁。

  1.2外部机构竞争白热化

  从上世纪八十年代后期至今,大学图书馆面临了外部机构的白热化竞争,包括信息中介机构、书店(含网上书店)等,他们提供人性化服务、舒适的空间环境及信息增值服务等,使得图书馆面临读者流失的危机。就人性化服务及舒适环境空间而言,图书馆只要肯努力就一定可以办得到。而就信息增值而言,作为图书馆所自诩的优势,也因为在信息科技发展下,许多机构纷纷从事信息组织工作,此优势渐渐不复存在。为找回失去的读者群,图书馆界皆已意识到需要从事创新活动,才足以赢得竞争。

  1.3读者需求多元化

  随着信息科技快速发展,大学图书馆读者需求日益趋向多元化,而图书馆再也无法凭借传统服务满足其需求。因此,关于读者需求及读者信息寻求行为等研究纷纷出现,希望透过它了解读者多元化需求,来为其提供最好的服务。此外,网络的发达也使得大学图书馆读者不再局限于馆内的,而扩展到网络上众多的使用者。这些多样化的读者需求,使得图书馆亟待反思如何创新其服务,以吸引更多的人来利用图书馆的信息资源,并使其认识图书馆在大学中所扮演的重要角色。
1.4图书信息资源增长迅速

  信息爆炸时代,图书信息资源迅速增长,且在网络进入图书馆以后,图书馆的信息资源已经不再局限于馆内,而扩及网络上的信息资源。因此,图书馆空间再也无法负荷暴增的图书信息,需要在图书馆业务层面上,寻求创新突破,以解决日益严重的问题。于是,许多大学图书馆成立了电子资源部门、增加电子资源采购及整理网络资源等方式来应对该困境,希望透过上述做法,使得图书馆面临的威胁降至最低。

  1.5图书馆经费紧缩。人力资源短缺

  从上个世纪九十年代末期开始,全世界皆经历了严重的经济风暴。在财政短缺情况下,各大学比以往更需要自行筹措款项以维持自身运作。由于经费紧缩,导致大学需要重新思索经费的分。配。以图书馆在现实中的地位,相比其他系所,图书馆也是最有可能减少经费的单位。为此,图书馆应该将经费进行更妥善的运用,且重新思索如何创新其服务,或甚至进行组织重整,使最少的经费即能满足大多数读者之信息需求,以发挥图书馆经费的最大效益。经费问题,再加上上述综合原因,使得图书馆的人力也面临空前挑战,而许多馆员在人力资源短缺情况下也面临相当大的压力。

  1.6信息资源共享的需要

  大学图书馆受经费拮据、信息呈指数增长等因素影响,在各国图书馆间兴起了合作的想法,由此,上个世纪九十年代后,图书馆联盟快速成长。在网络时代,图书馆单打独斗的形态已经过去,非合作迈向“资源共享”,便无法符合读者的信息需求。而图书馆为谋求资源共享,需在组织、人事及服务等各层面有所变革或创新,才足以达成大学图书馆之使命。

  2大学图书馆组织创新的影响因素及障碍

  图书馆创新是图书馆变革的一种特定形式,它以明确目标为导向,通过创造或采用新的技术方法、途径和程序,以解决其所面临的具体问题,实现资源有效培植与供给能力及建立新的规则,从而有效率地推动图书馆发展。因此,图书馆透过创新活动,将可重新审视其所存在的问题,进而达到可持续发展的目标。

  大学是学术研究的重镇,而大学图书馆是支援学术研究最强有力的资源,因此,也被称为“大学的心脏”。近来,大学图书馆都在尝试进行组织创新,以应对其所面临的挑战。而组织创新如何真正落实在大学图书馆,是许多学者关注的焦点,也是本文所探讨之课题。

  2.1大学图书馆组织创新的影响因素

  大学图书馆创新工作对于图书馆经营固然重要,然而资源有限、待办事项却无穷,因此,图书馆管理层或决策者实施组织创新时,需要考量如下因素:

  (1)可投入经营系统的生产因素多寡。大学图书馆实施组织创新,需要先考量馆员素质、设备优劣、馆藏性质、经费运用等维护性输人是否充裕。

  (2)事业本身发展的目标。大学图书馆进行组织创新,需要考量其主要任务为何,是教学、研究、学术推广还是其他目标,且何者为主,何者为辅,皆需加以了解,避免造成图书馆创新活动未能符合本身所制订的目标。

  (3)读者群对组织创新的影响。读者需求之变化与图书馆行销组合是否得以对应,皆影响组织创新的成效。两者相得益彰,图书馆的竞争力才能有效提升。

  (4)营运绩效对组织创新之影响。图书馆有无以最佳投资组合从事成本最低效益的最大计划,也会影响组织创新长期规划或策略规划的开展。

  2.2大学图书馆组织创新的障碍

  组织创新涉及创造或采用新的技术方法、途径和程序,且具有某种程度的冒险与不确定性。因此,大学图书馆组织创新可能会存有以下障碍:

  (1)图书馆界倾向将自己同社会创新的潮流隔离开来。人们通常认为创新是与营利组织相关的概念,而图书馆界则认为自己是社会公益性机构,不应该受到商业文化的熏染。还有不少人认为,将自身与商业价值观念隔开是一个很重要的自我定义,所以从来不愿意以创新的角度来衡量自己。

  (2)图书馆缺乏创新的动力。在世界各国,图书馆都是非营利性的公共服务机构,为社会公众服务的宗旨保证了其生存,且该领域人士倾向认为图书馆所提供的服务是任何社会所必须、超乎社会形态和经济形式之外的产品。因此,图书馆界应该跟随时代变迁而“随波逐流”,需创新来维系其生存。
 

(3)图书馆创新的经济能力比较弱。图书馆创新,特别是图书馆的技术创新,需要大量经费支持,而资金不足是其实践中遇到的另一大难题。首先,大学拨款有限,并不足以维持图书馆的生存与发展。其次,图书馆自筹资金的能力弱,是个“经济弱者”。所以,图书馆创新的经济能力弱,也可能影响组织创新的实施。

  (4)图书馆领导者与其冒风险创新,更愿意对图书馆进行传统管理。图书馆是靠社会服务的性质取得财政拨款,而非工作效果。图书馆成功的标志是规模是否扩大,规模越大级别越高,争取到的预算也就越多。然而任何创新尝试都会使正在进行的活动消减、失去地位和声誉。因此,图书馆领导者更愿意维持现状,而不愿意冒险。

  (5)图书馆缺乏对创新进行刺激与奖励的机制。图书馆创新不能通过市场获利,且往往容易招来非议。因此,当图书馆尝试新的管理方法或机制时,会被认为冲击了其基本任务、生存理由和价值观念,有损公众利益。这也导致基于图书馆使命所进行的创新,相对得不到经济上的奖励或其他形式的报酬。

  此外,大学图书馆组织创新的障碍还包括心理、组织及经济因素。心理因素源自馆内同仁惧怕改革;组织因素主要是指大学管理阶层未能支持图书馆之创新活动,因图书馆创新可能无法带来实质的效益;经济因素设计创新活动需要投资成本,且可能为图书馆带来冒险或其他不确定性等。

  3大学图书馆组织创新时应该注意的问题

  (1)要有科学求实的态度,根据图书馆的具体情况,提出新思路和新方法。同时,图书馆管理应该讲求科学、顺民心、重民意,应本着对使用者的根本及长远利益和负责精神进行规划,以谋求图书馆的发展。

  (2)图书馆领导者应该以开放的心态和批判的精神,虚心学习他人的长处,严格按照科学决策的程序和方法办事,实现决策的民主化、科学化,努力达到图书馆管理创新的预期目的。此外,图书馆领导者应该充满活力,积极领导,图书馆馆长不仅是一位管理者,也是一位经营者。其透过活用图书馆中的创新人才及适度配置馆内资源,以激励馆员从事创新活动,谋求图书馆的长期发展。与此同时,大学图书馆单靠少数领导者的知识、能力和经验进行决策,极易造成决策上的失误。因此,图书馆还应该转变决策方式,建立一支有本馆和外单位优秀人才组成的智囊团,集思广益听取意见,从而提高创新决策的效率,减少因思考不周而造成的失误。

  (3)图书馆创新并非要求每个图书馆都刻意标新立异,而是从实际需要出发,创造出更为有效的手段。图书馆创新惟有以读者实际需要为着眼点,才能为使用者创造出更大的收益,增加为社会创造财富的能力,也才能更加体现自己的价值和用途。

  (4)图书馆创新活动涉及许多技能,并需要从事大量工作。因此,光凭一个人的力量难以胜任该项工作,而是应该培养一支创新型队伍,以推动图书馆各项创新活动。

  4结语

  时代变迁使大学图书馆遭受冲击,但也同时赋予其新的契机与定位。组织创新已经成为图书馆时势之潮流,因此,大学图书馆必须不断创新、不断变革。虽然大学图书馆组织创新需要考量的因素与面临的障碍众多,但是如果能成功将创新观念导人,使其成为创新型组织或学习型组织,相信对于未来图书馆的发展,必定能够带来相当积极的影响。
 

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