浅谈高校行政实施知识管理的策略分析

概述了高等院校行政组织实施知识管理的必要性，分析了阻碍实施知识管理的因素，阐述了高校行政有效实施知识管理的策略。
　　知识管理是知识 经济 时代的一场管理革命，知识管理是近几年来信息学、情报学界的研究热点。知识管理是以知识为核心的管理，是对知识和运用知识进行管理，是通过影响组织员工的工作态度和行为，建立起开放和信任的组织内部环境，通过知识共享和运用集体的智慧提高应变和创新能力。知识管理已经深入各社会组织，包括高校。作为知识的生产源和集散地的高校需要实施知识管理，而保障和服务高校各项正常活动的高校行政管理也必须面向知识管理。
　　1高校行政实施知识管理的必要性
　　高校的行政管理，是高等学校为了实现学校 教育 工作的目标，依靠一定的机构和制度，采用一定的措施和手段，发挥管理和行政职能，带领和引导师生、员工，充分利用各种资源，有效地完成学校工作任务，实现预定目标的组织活动。而知识管理就是一种人对资源的动态管理，是以人为中心，以信息为基础，以知识创新为目标，将知识看作是一种可开发资源的管理思想。因而，实施知识管理是高校行政提高管理效率和效果的必然选择。
　　1．1环境的变化要求高校行政面向知识管理’
　　当今是知识经济的时代，能否善于利用各种知识资源和创新知识成为能否取得竞争优势的关键。在这种情况下，高校行政管理要研究如何提高管理效率，保证学校科研教学工作，增强知识持续创新的能力，为知识经济的 发展 提供不竭的动力。而且，今天高校的竞争并非是靠单一的规模和数量，也不是看学校有多少师生，开多少专业，而是看高校能培养多少高质量的人才，靠内涵和质量。为此，高校的行政管理必须围绕如何培养创新型人才、提高科研水平这一中心任务，面向知识管理，提高管理效率。
　　1．2办公自动化系统的推广是高校实施知识管理的技术平台
　　高校校同网、办公自动化系统(OA系统)在高校教育中所承担的作用愈来愈明显，它已成为高校教学、科研、办公及管理不可缺少的支撑环境。办公自动化是高校自身建设、改革和发展的必然要求，实现和推进办公自动化系统是高校管理信息化、 网络 化的必然趋势。利用办公自动化系统实施知识管理是高校行政管理发展的趋势。
　　1．3行政管理队伍素质的提高是实施知识管理的主观条件
　　目前高校的行政管理队伍已普遍年轻化，绝大部分人员都受过高等教育，已经意识到要应对信息化、网络化时代繁重的工作任务，就必须通过学习提高工作效率。通过知识管理的实施、强化管理队伍信息素质教育、加强信息素质修养才能更好地应对信息社会的各种挑战以及工作巾出现的问题，更好地为高校教育 现代 化服务。
　　2阻碍高校行政知识管理的因素分析
　　国内外 企业 或其他组织实施知识管理失败的例子很多，因为实施过程需要人员配合，涉及人的组织行为等不可量化控制的因素，存在一定的不确定性。高校作为非营利性的事业单位，行政管理工作有其独特的特点。结合高校行政管理的现实状况，分析阻碍知识管理实施的因素，主要有以下几点。
　　2．1等级制度森严和官本位思想严重
　　高校的行政组织与部门相同，是高耸的组织结构，多层的管理等级，有一套操作程序来决定报告渠道、权力层次、部门特权。这种传统的组织结构，工作中出现矛盾，可以把问题上交领导，由上级来协调。等级制度的突出缺点是队伍缺乏创造性，工作思维较为偶化，不利于营造学习型组织。
　　另外，高校的行政组织仍然享受着国家干部的级别待遇，晋升职务成为权力和地位的象征，也成为事业成功的重要标志。金字塔式的管理结构，不利于提高行政队伍的工作积极性。不利于改革和创新。这种官本位思想，也是高校行政实施知识管理的消极因素。
　　2．2缺乏沟通和共享
　　高校行政管理部门一般都是根据工作设置岗位配备人员，定岗定责。各个行政管理部门有着自己独立的职权范围，有着自己的工作职责，各个部门之间互不影响，互不干涉。人员分工较为明确，既能优化人力资源的配置，又有利于管理队伍提高工作效率。但是，这样往往也容易使部门之间相对独立，甚至部门内部人员之间的工作独立，缺乏沟通和资源共享，已不适应信息社会的发展。
　　2．3缺少规范性和制度性
　　高校行政管理组织的职责范嗣、工作程序都是由上级部门决定的，如何进行管理，主要依靠多年的工作经验，这种工作经验主要是上一任传下一任，但如果人员变动，有些优秀的工作经验就会流失，新到岗位的人员就必须自己从头摸索经验。同时各个管理单位优秀的管理经验很少共享，人们在工作巾很难借鉴别人的经验以防止自己工作的失误。
　　另有一些管理部门缺少必要的工作规范和相关制度，这样容易造成凶人员变换而工作流程不顺畅，工作效率降低。
　　3推动高校行政实施知识管理的策略
　　高校行政实施知识管理的工作变革，需要配备必要的硬件设施和营造适官的软环境，双管齐下。知识管理的成功关键在于软环境和组织文化的营造，在工作中形成一个有效利用知识、创新知识的学习型组织。
　　3．1完善实施知识管理的硬件设施
　　建立知识库和知识交流平台等，完善实施知识管理的硬件设施。行政管理工作往往出现这样的问题：人员调离后，新员工却要化很长时间重新摸索和熟悉本岗位的工作，而不能充分借鉴前人的经验和智慧，造成不必要的重复，降低工作效牢；行政人员在丁作决策时，总感觉所掌握的信息不很全面，不能在最短的时间内迅速检索到需要的知识。对知识资源进行管理，是解决以上问题的有效方法。而建立知识库和知识交流平台等这些硬件设施是实施知识管理的基础。
　　建立知识库。知识库是进行知识管理的基础，建立一个完整的知识库，应该包括显性知识和隐性知识两大部分，性知识易于进行编码、序化、存储和提供，而存在于员丁头脑或组织的结构与文化巾的隐性知识，不易被编码或描述，正是这些隐性知识才是知识创新的源泉，所以对隐性知识的管理成为知识管理的难点问题。 建立知识检索系统。知识库就是为了方便行政管理人员的学习与运用，方便、快捷的检索系统及运行 网络 必须能与之相配套。
　　建立知识交流平台，包括 电子 公告板、个人留言板、内部E—mail系统、内部 BBS 等。内部知识的交流和共享，是知识管理最普通的应用。建立知识交流平台，就是为了使隐性知识转化为显性知识。要建立内部信息网以便于管理人员进行知识交流，利用各种知识数据库、专利数据库存放和积累信息，从而在行政组织内部营造有利于职员生成、交流和验证知识的宽松环境。配置知识管理专员，负责知识库的管理，协调各部门向知识库提供知识，帮助用户用各种方式检索知识，检查向知识库提供的知识的精确性，以保证知识不受污染，还要保证知识库的安全性。
　　3．2培育适宜知识管理的软文化
　　知识管理的实施关键在于软环境和组织文化，从管理层到底层办事员，自上而下地营造适宜知识管理实施的组织环境。实施知识管理，提升管理理念，使管理模式从封闭式管理向开放式管理转变，通过改进知识流程提高行政管理的效率和竞争力，而不是靠行政命令或权力来达到这一目的，解决依靠经验管理的问题。
　　首先，需要由高层领导对知识管理有系统的了解，自上而下地推动高校行政实施知识管理，领导方法应从一把手决策向民主决策过渡，强调工作人员人人参与，集体领导。其次，要对行政办公室员工进行 教育 培训，强调知识管理的重要性和必要性。聘请知识管 理学 科的专业教师有针对性地培训，认真解决员工对实施知识管理的疑惑、不安、抵触情绪，深化对知识管理的认识。最终要求行政管理人员从被动培训向主动学习转变，把自己置于学习的中心地位，不断地获取知识；注重创造知识和应埘知识，而不仅仅是积累知识，发挥知识团队的整合效应。
　　3-3激励知识共享
　　组织文化在组织内部形成一种A然而然的共享知识的行为环境，是开展知识管理的基本条件。通过加强部门内外的交流、教育和培训，使每位成员都能找到对自己有用的知识，从而逐渐认识到贡献知识和与人共享是一种对自己和他人都互利的行为．而且共享的知识越多，挖掘越深，创造的新知识也就越多，获得的增值就越高，也就更有利于自身和学校的 发展 。
　　建立知识共享激励制度，从制度的完善来保证知识管理的有效开展。存激励方式上，学校应强调个人激励、队激励和组织激励的有机结合，这样才可以充分调动各方面的积极性。在激励内容上，可以将为知识共享行为与年终考核、绩效]二资结合，激励组织员T共享知识的行为，也需要重视对员丁成就感、组织的认可、声望、归属感、T作挑战性等内在精神激励。
　　3-4努力营造学习型组织
　　学习型组织是指培养弥漫整个组织的学习氛围，充分发挥员工的创造力而建立起来的、高度柔性的、扁平的、可持续发展的组织。这种组织是善于获取、创造、转移知识．并以新知识、新见解为指导，勇于修正自己行为的一种组织。
　　知识获取、共享、创新和应用处处都与学习联系存一起，可以说知识管理的过程就是对知识不断学习的过程。从知识管理体系的角度看，组织学习是促使高校行政部门形成学习型文化的重要手段，而学习型义化是知识管理体系构建的必要环境因素和保障。
　　4结语
　　伴随着高等教育的大众化、国际化及教育需求的多样化，高校之问的竞争Et益激烈。高校是典型的知识密集型组织，知识是核心资源，高校核心竞争力的根基在于知识。知识管理的实施正是为了增强组织绩效而创造、获取和使用知识的过程，引入知识管理是提升高校核心竞争力的有效战略。
　　国际化的趋势，激烈的高校竞争，要求高校提高管理水平、管理规范性、服务质量和T作效率。行政管理巾的知识管理，其目标就是应用知识来提高办公室管理的应变和创新能力，更好地为学校领导的管理决策服务，促进教学、科研、社会服务等方面的发展。

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