浅析现代档案管理

现代档案管理是开发和利用人才资源及其他资源的重要信息渠道.创新服务手段，紧跟信息化发展的步伐，真正实现档案管理的智能化、自动化，现代档案管理必须拓展服务领域，使之更好地服务于经济文化建设.

　　现代档案管理是开发和利用人才资源及其他资源的重要信息渠道。现代档案的管理必须与时俱进，适应社会发展需要和信息化时代的要求。为了适应现代档案管理制度的创新，我们需在档案的文本组合形式、信息化、动态管理等方面进行改革。

　　一、拓展服务领域

　　1.信息服务的社会化、多主体。档案部门既要面对各级机关、各个单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

　　2.兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户.知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

　　3.加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信、息系统的前提条件和核心内容之一。现阶段，我们应以依法治档为基础，以管理理念的更新为前提，以档案资源的建设、整合为条件，以符合档案工作规律的现代信息技术的有效应用为手段，努力促进档案管理模式的创新，以实现档案资源的有效利用与社会共享。

　　建立联合目录是用统一的著录格式编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆(室)藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

　　4.注重“反馈”，深层次开发档案信息。档案工作者必须着眼于现实，从战略的高度自觉的加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。档案部门应将档案资源建设纳入整个社会的文化事业建设框架，从而在史料的组织、地方或部门史志的研究、特色展示、爱国爱乡爱岗教育、营造文化氛围等方面发挥积极的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

二、创新服务手段

　　1.建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立，档案部门应充分利用网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为各个单位提供更好的服务。

　　目前，国内许多单位的档案馆(室)利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件数据库建设。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

　　2.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，己成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”.该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆(室)，也不必交任何光盘或软盘。

　　3.开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化.社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

　　档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

　　总之，档案管理必须实现现代化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段，提升管理质量和管理水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济建设、服务社会的发展和进步，服务于我国改革开放和建设有中国特色社会主义的伟大事业。

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